Az útnyilvántartás olyan bizonylat, amellyel a céges autó hivatali illetve üzleti utazásait van lehetőség elszámolni.
Kiknek kell útnyilvántartást vezetniük?
- A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles)
- Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autó cégautóadó megfizetése alól, ha útnyilvántartással bizonyítja menetteljesítményét
- Cégeknek, céges tulajdonban lévő autókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához nagyon ajánlott mégis útnyilvántartást vezetni a biztonság kedvéért
- Bér- és lízingelt autók áfavisszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges / magán utak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az áfát. 2013-tól a fenntartáshoz szükséges költségek áfatartalma is arányosan visszaigényelhető, ráadásul 2013. július 1-től a cégautóadóból a gépjárműadó is levonható.
Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni.
Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:
- a gépjármű típusát
- a gépjármű forgalmi rendszámát
- a fogyasztási normát
- az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
- az utazás időpontját
- az utazás kiindulópontját
- az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
- a megtett kilométerek számát tételesen
- tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát
Az útnyilvántartás vezetésének módjai:
- papír alapon, erre alkalmas nyomtatványon
- excelben
- GPS nyomkövető berendezés által vett adatokból
- útnyilvántartó programmal
- mobil alkalmazás segítségével
Fontos, hogy útnyilvántartáson a költségek elszámolása az üzemanyagszámlák alapján történik! Az útnyilvántartásnak egy esetleges ellenőrzés során naprakésznek kell lennie.